Обычно в российких учреждениях часто путают два понятия – делопроизводство и документооборот. Есть много причин, почему это происходит – может быть потому, что оба термина взаимозаменяются. Делопроизводство представляет собой деятельность по организации документов. Организация работы с документами должна создавать условия, которые обеспечивают перемещение, хранение и поиска документов. Из всего вышесказанного можно выделит именно перемещение документов, так как документооборот – это и есть перемещение между пунктами их обработки. Более точно, документооборот – это перемещение в предприятии с момента их получения до отправки, поэтому необходимо понимать различия между документооборотом и делопроизводством.

Как правило, оба понятия, и документооборот, и делопроизводство, должны быть автоматизированы. Автоматизацией занимается единая государственная система документооборота и делопроизводства. Это упорядоченный комплекс правил, рекомендаций, требований, которые определяют и регламентируют делопроизводственные процессы в организациях, предприятиях, учреждениях. Единая государственная система включает в себя стандарты, ГОСТы, решения директивных органов, законодательные акты. Также они содержат общие правила оформления и составления документов, а также правила создания учётно-справочного аппарата.
Единая государственная система делопроизводства (EГСД) возникла ещё в Советском Союзе и могла содержать положения, как обязательно, так и рекомендательного характера. На основе ЕГСД создавались в тем времена все ведомственные, министерские приказы, инструкции, наставления, 1с корпоративный портал. Сегодня отечественное делопроизводство работает по наследованной системе советского управления.